1. Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam prosesnya, manajemen proyek terbagi dalam beberapa grup diantaranya :
- Inisiasi Proyek
- Perencanaan Proyek
- Eksekusi Proyek
- Kontrol Proyek
- Penutupan Proyek
2. Membangun Metodologi Manajemen Proyek
Sebuah perusahaan vendor IT atau
vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki
masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan
dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan
metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan
sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya
kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek
berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya.
Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh
manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan
proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal
tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang
bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang
general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2
maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang
digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki
keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena
saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all."
Kita dapat mengelaborasikan beberapa
metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi
tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan
sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya
proyek.
Untuk mengelaborasi metodologi,
sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada
baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah
ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadi main
interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah
artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies."
Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari
artikel tersebut.
Ada baiknya perusahaan membuat
sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization
specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat
diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek.
Sebuah kesimpulan yang menarik
terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis
artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen
dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables,
standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi
mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar
metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal
tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi.
Lebih jauh lagi, perusahaan
seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame
of reference yang mencakup [lihat artikel berikut]:
- A common project management model.
- Companywide project management training programs.
- Project management career development.
- Knowledge-sharing activities.
3. Inisiai Proyek
Inisiasi adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal
perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian),
untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah
sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya
dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali
juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang
spesifik dan unik,[1]
dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan
sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi)[2],
dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan
aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk
menghasilkan produk
atau layanan
(jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen
pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
4. Rencana Proyek
Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan
sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan
memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk
melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara garis besar, perencanaan
berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran
dan mutu.
Pengertian di atas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, ini berarti perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pengerjaan tertentu Tahap-tahap pekerjaan itu yang disebut proses. Dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :
Pengertian di atas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, ini berarti perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pengerjaan tertentu Tahap-tahap pekerjaan itu yang disebut proses. Dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :
a. Menentukan tujuan.
Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan yang akan dilakukan.
Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan yang akan dilakukan.
b. Menentukan sasaran.
Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya
Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya
c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.
Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
d. Memilih alternatif.
Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian perlu dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.
Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian perlu dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.
e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan
Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.
Tahapan perencanaan di atas merupakan suatu rangkaian proses yang dilakukan sesuai urutannya. Dari proses tersebut perencanaan disusun dan selanjutnya dilakukan penjadwalan.
Sumber Referensi :
Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.
Tahapan perencanaan di atas merupakan suatu rangkaian proses yang dilakukan sesuai urutannya. Dari proses tersebut perencanaan disusun dan selanjutnya dilakukan penjadwalan.
Sumber Referensi :
http://www.pmforum.org/library/papers/2010/PDFs/may/FP-CHIN-SPOWAGE-FINAL.pdf .
http://id.wikipedia.org/wiki/Proyek
NOVIYANTI
26113568
2KB06
